Osobní údaje a GDPR

Informace o ochraně osobních údajů ve ScioŠkolách

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou jednotné pro všechny ScioŠkoly.

 


 

SPRÁVCE A JEHO POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

 

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je vždy společnost, která vykonává činnost škol a školských zařízení, konkrétně:

ScioŠkola Praha 11

1. ScioŠkola Praha - základní škola, s.r.o., IČ: 03739937, se sídlem: náměstí Pošepného 2022, 149 00 Praha 11

ScioŠkola Praha 9

2. ScioŠkola Praha - základní škola, s.r.o., IČ: 04775112, se sídlem: Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8, s místem poskytování vzdělávání Pod Táborem 300, 19000 Praha 9

ScioŠkola Praha 6

3. ScioŠkola Praha - základní škola, s.r.o., IČ: 04775031, se sídlem: nám. Na Santince 2440/5, 16000 Praha 6 – Dejvice

ScioŠkola Praha 4

4. ScioŠkola Praha - základní škola, s.r.o., IČ: 07231881, se sídlem: Boleslavova 1/250, 14000 Praha 4 – Nusle

ScioŠkola Praha 13

5. ScioŠkola Praha - základní škola, s.r.o., IČ: 07116331, se sídlem: Prusíkova 16, 15500 Praha 13 

ScioŠkola Brno

ScioŠkola Brno - základní škola, s.r.o., IČ: 04774850, se sídlem: Sokolova 145/4, Horní Heršpice, 619 00 Brno

ScioŠkola Olomouc

ScioŠkola Olomouc - základní škola, s.r.o., IČ: 04774485, se sídlem: Horní náměstí 285/8, 779 00 Olomouc

ScioŠkola Jihlava

ScioŠkola Jihlava - základní škola, s.r.o., IČ: 06336655, se sídlem:  Pístov 52, Jihlava, PSČ: 586 01, s místem poskytování vzdělávání Havlíčkova 1395/30, 58601 Jihlava

ScioŠkola Frýdek-Místek

ScioŠkola Frýdek-Místek - základní škola, s.r.o., IČ: 05738016, se sídlem: Cihelní 410, 73801 Frýdek – Místek

ScioŠkola Zlín

ScioŠkola Zlín - základní škola, s.r.o. , IČ: 05420792, se sídlem: nám. T. G. Masaryka 1281, 760 01 Zlín, s místem poskytování vzdělávání Mostní 2397, 760 01 Zlín

Střední ScioŠkola:

1. Scio Střední škola, s.r.o., IČ: 07116349, se sídlem: Prokopova 100/16, 130 00, Praha 3-Žižkov

 

 

 

POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je pro všechny ScioŠkoly jmenována Mgr. Zuzana Štěpánková.

Na pověřence se lze obracet s žádostí o jakékoliv informace týkající se zpracování osobních údajů, jakož i za účelem uplatnění jakýchkoliv práv souvisejících se zpracováním osobních údajů.

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů:

Email: poverenec@scio.cz

Telefon: 234 705 032

 


ÚVOD

 

 

PRÁVNÍ ÚPRAVA

Obecné nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně osobních údajů (GDPR) je ucelenou právní úpravou ochrany osobních údajů. Škola stejně jako všichni ostatní správci a zpracovatelé osobních údajů je povinna se tímto nařízením řídit.

Cílem právní úpravy GDPR je ochrana subjektů údajů (dětí a jejich zákonných zástupců, pracovníků školy) před neoprávněných zacházením s jejich osobními údaji, a to včetně umožnění větší kontroly nad tím, co se s jejich osobními údaji děje.

Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (tzv. adaptační zákon) blíže upravuje některé oblasti zpracování osobních údajů.

 

DEFINICE POJMŮ

Osobní údaj = veškeré informace, které lze přiřadit konkrétní fyzické osobě

Zpracování osobních údajů = jakákoliv operace s osobními údaji (včetně shromažďování, uložení, použití i výmazu)

Anonymizace = operace s osobními údaji, po jejímž provedení nadále nebude možné údaje přiřadit ke konkrétní osobě (takové údaje pak již nejsou osobními údaji ve smyslu GDPR)

Pseudonymizace = operace s osobními údaji, po jejímž provedení nebude bez použití dodatečných informací možné údaje přiřadit ke konkrétní osobě (v prostředí školy např. registrační čísla v rámci přijímacího řízení)

Správce = určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (nebo mu jsou určeny zákonem) - škola

Zpracovatel = zpracovává osobní údaje pro správce – např. provozovatel školního informačního systému

Citlivé osobní údaje = „zvláštní kategorie osobních údajů“ – údaje o zdravotním stavu, údaje o rasovém či etnickém původu, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení…

 


 

KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČEL JEJICH ZPRACOVÁNÍ

 

UZAVŘENÍ SMLOUVY O VZDĚLÁVÁNÍ NA ZÁKLADNÍ ŠKOLE:

Jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště dítěte a zákonných zástupců

Údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti smlouvy, případně do doby vyrovnání všech závazků ze smlouvy vyplývajících i po jejím ukončení.

 

PŘIJÍMACÍ ŘÍZENÍ / ZÁPISY DO PRVNÍHO ROČNÍKU / ŘÍZENÍ O PŘESTUPU:

Osobní údaje dítěte: Jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště dítěte, aktuálně navštěvovaná škola

Osobní údaje zákonných zástupců: jméno a příjmení, trvalé bydliště, doručovací adresa (pro účely zastupování dítěte jsou nezbytné údaje jen jednoho zákonného zástupce, vzhledem k tomu, že případného osobního pohovoru, který je povinným kritériem pro přijetí, se mají účastnit oba rodiče, shromažďujeme a zpracováváme údaje obou rodičů), pro urychlení komunikace v průběhu přijímacího řízení žádáme o poskytnutí i telefonního čísla a emailové adresy.

Údaje v případě zápisu do první třídy a přijímacího řízení na střední školu zpracováváme do začátku školního roku, na který zápis či přijímací řízení probíhají.

Údaje v případě řízení o přestupu zpracováváme do doby rozhodnutí o přestupu.

Emailovou adresu využíváme k zasílání informačních emailů ScioŠkolou nebo jejím zřizovatelem, avšak vždy pouze v případě, že k takovému užití je poskytnut souhlas a v každé takové emailové zprávě je odkaz pro snadné odhlášení zasílání dalších emailů. Údaje zpracováváme do odvolání souhlasu nebo do konce třetího školního roku po školním roce, v němž byl souhlas udělen.

 

ŠKOLNÍ MATRIKA

Školní matrika je evidence dětí vedená na základě zákona (§ 28, odst. 2, školského zákona) v tomto rozsahu:

  • jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo žákovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li žák na území České republiky,
  • údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,
  • datum zahájení vzdělávání ve škole,
  • údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,
  • údaje o znevýhodnění žáka uvedeném v § 16 ŠZ, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných žákovi školou v souladu s § 16 ŠZ, a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení,
  • údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,
  • datum ukončení vzdělávání ve škole
  • jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

Údaje z matriky jsou poskytovány na základě školského zákona (§ 28, odst. 5 ŠZ) Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy a Krajskému úřadu (v Praze Magistrátu hlavního města) pro statistické účely, přičemž údaje o znevýhodnění žáka se předávají anonymně.

 

Údaje ve školní matrice jsou zpracovávány po dobu stanovenou zákonem.

 

DALŠÍ KATEGORIE ÚDAJŮ A DALŠÍ ÚČELY ZPRACOVÁNÍ

Část z výše vyjmenovaných údajů (většinou jen jméno a příjmení, příp. datum narození) je dále zpracovávána pro následující účely:

  • kniha úrazů a záznamy o úrazech dětí (v rozsahu a po dobu stanoveném právním předpisem)
  • seznamy dětí pro účast na mimoškolních akcích, výletech apod. (v rozsahu jméno, příjmení, příp. označení skupiny, třídy, koleje, po dobu nezbytně nutnou – trvání akce)
  • seznamy dětí pro účast na soutěžích (v rozsahu jméno, příjmení, příp. označení skupiny, třídy, koleje, po dobu nezbytně nutnou – trvání soutěže, vyhlášení/zveřejnění výsledků)
  • kontaktní údaje zákonných zástupců (za účelem kontaktování zákonných zástupců školou, po dobu trvání školní docházky, příp. do vyřešení vzájemných závazků po ukončení docházky)
  • jména a příjmení osob, které budou dítě odvádět ze školy nebo družiny (v případě, že dítě neodchází ze školy samo, musí mít škola k dispozici seznam osob, kterým je oprávněna dítě vydat, po dobu trvání odcházení dítěte v doprovodu)

 

FOTOGRAFIE, VIDEOZÁZNAMY

  • kamerový záznam z kamer hlídajících vchod školy (jsou-li nainstalovány), kde je oprávněným zájmem správce i samotných dětí ochrana majetku školy i dětí a bezpečí dětí
  • fotografie či videa na webových stránkách školy, na sociálních sítích školy
  • fotografie či videa na webových stránkách zřizovatele, na sociálních sítích zřizovatele
  • fotografie ve školních novinách či časopise, na nástěnce ve škole
  • zveřejnění výtvarných a obdobných děl dětí ve škole či na webových stránkách či sociálních sítích školy

Doba zpracování těchto údajů se liší dle konkrétního účelu zpracování (a tento účel nepřekročí) nebo podle doby, na kterou je k takovému zpracování udělen souhlas.

 


 

PRÁVNÍ TITUL (DŮVOD) ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

Osobní údaje jsou ve škole zpracovávány zpravidla na základě:

  • právního předpisu
  • smlouvy
  • souhlasu

Dalšími spíše výjimečně užívanými právními tituly pro zpracování je ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů (např. předání osobních údajů dítěte zdravotnickému zařízení v případě úrazu) a oprávněný zájem správce (viz dále).

 

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ PRÁVNÍHO PŘEDPISU:

Školský zákon a prováděcí právní předpisy ke školskému zákonu ukládají zpracovávání osobních údajů:

  • údaje ve školní matrice
  • doklady o přijímání žáků ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončení
  • třídní kniha
  • záznamy z pedagogických rad
  • kniha úrazů a záznamy o úrazech dětí
  • posudky z psychologicko-pedagogických poraden (PPP)

Osobní údaje zpracovávané podle zvláštních zákonů:

  • podněty pro jednání OSPOD
  • podklady pro vyšetření žáků v PPP
  • hlášení trestných činů
  • neomluvená absence
  • údaje o zdravotní způsobilosti dítěte na zotavovacích akcích

Ke zpracování osobních údajů zejména pro účely školní matriky využíváme školní informační systém Edookit poskytovatele Edookit s.r.o., IČO: 28341821, se sídlem Vídeňská 995/63, 639 00 Brno.

 

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ SMLOUVY

Škola zpracovává osobní údaje dítěte a jeho zákonných zástupců v rozsahu tak, jak jsou uvedeny ve Smlouvě o vzdělávání na základní škole, a to v rozsahu nezbytném pro plnění této smlouvy a po dobu jejího trvání.

 

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ INFORMOVANÉHO SOUHLASU

Na základě předchozího souhlasu, který obsahuje veškeré nezbytné informace o způsobu a účelu zpracování, zpracovává škola osobní údaje následujícím způsobem:

  • seznamy dětí pro účast na mimoškolních akcích, výletech apod. , pokud je třeba je předat třetí osobě (cestovní kancelář, dopravce)
  • seznamy dětí pro účast na soutěžích (pokud je třeba je předat třetí osobě – pořadatel soutěže)
  • fotografie či videa pro účely propagace školy (souhlas vždy zvlášť ke zveřejnění v tištěných materiálech a na internetu – webových stránkách školy, sociálních sítích)
  • zveřejnění výtvarných a obdobných děl dětí

Informovaný souhlas je předkládán zákonným zástupcům při nástupu do školy nebo dle potřeby později. Zákonný zástupce je oprávněn souhlas kdykoliv částečně nebo zcela odvolat.

Při poskytnutí, odmítnutí poskytnutí či odvolání souhlasu bere škola ohled také na názor dítěte, pokud je vzhledem ke svému věku schopno posoudit dopad odmítnutí souhlasu (jedná se zejména o situace, kdy nám sice rodič udělí souhlas s fotografováním dítěte, avšak dítě se fotit nechce).

 

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU SPRÁVCE

V omezené míře může škola zpracovávat osobní údaje dětí, příp. zákonných zástupců i bez souhlasu a bez toho, aby jí to výslovně ukládal zákon. V praxi se jedná spíše o výjimky, a to:

  • jména osob, které budou dítě odvádět ze školy nebo družiny (v případě, že dítě neodchází ze školy samo, musí mít škola k dispozici seznam osob, kterým je oprávněna dítě vydat)
  • využití fotografií dětí v rámci tzv. zpravodajské licence – jedná se o fotky dětí při činnosti ve škole nebo na školních akcích, kdy účelem je informovat o činnosti školy nebo uskutečněné akci, děti jsou vyfocené ve skupině, bez bližší identifikace jednotlivých dětí, takové použití fotek je možné např. do školního časopisu nebo do aktualit na webových stránkách školy, nikoliv však pro účely propagace školy, takové užití je podmíněno souhlasem (viz výše)
  • kamerový záznam z kamer hlídajících vchod školy (jsou-li nainstalovány), kde je oprávněným zájmem správce i samotných dětí ochrana majetku školy i dětí a bezpečí dětí

 


 

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM SUBJEKTŮM, VYUŽITÍ SLUŽEB ZPRACOVATELE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

POVINNOST PŘEDÁVAT OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍM SUBJEKTŮM DANÁ ZÁKONEM

Škola je povinna předávat údaje školní matriky Krajskému úřadu (v Praze Magistrátu hlavního města) a Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy tak, jak je popsáno výše.

 

SPOLUPRÁCE SE ZŘIZOVATELEM

Škola při své činnosti spolupracuje se zřizovatelem, společností wwww.scio.cz, s.r.o., IČ: 27156125, se sídlem Pobřežní 34, Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C vložka 100551 (dále jen „společnost Scio“), a k některým způsobům zpracování dochází za součinnosti s ním. Konkrétně se jedná o tyto případy:

  • společnost Scio provozuje aplikaci k přihlašování uchazečů o vzdělávání na všech ScioŠkolách
  • společnost Scio poskytuje školám administrativní a podnikatelskou podporu, v rámci níž může v jednotlivých případech docházet k předávání osobních údajů (účetnictví, správa datových schránek, právní poradenství)
  • společnost Scio propaguje ScioŠkoly a za tím účelem dochází k předávání fotografií a videí žáků a jejich prací, společnosti Scio, pokud k tomu zákonní zástupci udělili souhlas

 

ŠKOLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM EDOOKIT

Ke zpracování školní matriky a informování rodičů využívá škola školní informační systém Edookit (provozovatel Edookit s.r.o., se sídlem Vídeňská 995/63, 639 00 Brno)

 

VYUŽITÍ CLOUDOVÝCH SLUŽEB

Škola využívá k ukládání svých dat cloudových služeb společnosti Google. Toto uložiště je využíváno pro ukládání osobních údajů jen v nezbytném rozsahu a přístupy jednotlivých uživatelů jsou omezeny pouze na data, která nezbytně potřebují ke své činnosti.

 

 

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ JINÝM SUBJEKTŮM

Škola zásadně nepředává osobní údaje žáků a jejich zákonných zástupců žádným třetím osobám soukromého práva (nabídky pomůcek, knih, aktivit pro žáky) s výjimkami uvedenými v této informaci, v jiných případech vždy pouze na základě předchozího výslovného souhlasu žáka, resp. jeho zákonného zástupce.

 


 

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Každý, jehož osobní údaje jsou správcem zpracovávány (dále jen „subjekt údajů“), má následující práva. Za dítě je pak může uplatnit zákonný zástupce.

 

PRÁVO NA PŘÍSTUP

Každý má právo se dozvědět, zda jsou nebo nejsou jeho údaje zpracovávány – pokud ano, pak má právo získat přístup k těmto údajům a dále k informacím o účelech, kategoriích údajů, příjemcích, době uložení, o právu podat stížnost, o zdroji údajů (pokud nejsou od subjektu)., že dochází k automatizovanému rozhodování a dále má právo získat kopii těchto údajů.

 

PRÁVO NA INFORMACE

Škola informuje zákonné zástupce a přiměřeně i děti o veškerých způsobech zpracování jejich osobních údajů, a to ať už jde o údaje získané od subjektu údajů, tak i v případě, že údaje získá škola jiným způsobem. Subjekt údajů má také právo požádat Školu o poskytnutí informace o zpracování jeho osobních údajů a Škola mu vyhoví.

 

PRÁVO NA OPRAVU

Subjekt údajů má právo, aby Škola bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů.

 

PRÁVO NA VÝMAZ („PRÁVO BÝT ZAPOMENUT“)

Subjekt údajů má právo, aby Škola bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Škola je vymaže. Podmínkou pro výmaz však je splnění některé podmínky stanovené GDPR:

  • Osobní údaje už nejsou potřeba k účelu, ke kterému byly shromážděny
  • Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje zároveň jiný právní důvod (titul) ke zpracování
  • Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistuje žádný převažující důvod pro zpracování
  • Osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně
  • Výmaz ukládá právní předpis
  • Jde o údaje o dítěti shromážděné v souvislosti se službami informační společnosti

 

PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Subjekt údajů má právo, aby Škola omezila zpracování osobních údajů, v případech stanovených GDPR (subjekt popírá přesnost údajů; zpracování je protiprávní, avšak subjekt odmítá výmaz; správce údaje nepotřebuje k původnímu účelu, ale subjekt je požaduje pro uplatnění svých nároků; subjekt údajů vznesl námitku). Zpracování údajů se v takovém případě omezí jen na jejich uložení, není-li dán souhlas subjektu s jiným zpracováním.

 

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu škola bránila. Toto právo se vztahuje na případy výslovně v GDPR uvedené, tedy pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň pokud jsou údaje zpracovávány automatizovaně. V případě osobních údajů zpracovávaných školou k takové situaci běžně nedochází, nicméně v případě zájmu je možné exportovat veškeré údaje ze školního informačního systému Edookit.

 

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a Škola dále takové údaje nezpracovává, v případě, že:

  • jde o zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo na něm má oprávněný zájem správce, a správce neprokáže převažující zájem na zpracování nad právy a svobodami subjektu údajů.
  • jde o zpracování pro účely přímého marketingu.

 

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů poskytnutém subjektem údajů, má tento subjekt údajů právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

 

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Pokud se subjekt údajů domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho osobních údajů, má právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.